Det spennende vervet som Korrespondent i ungdomsutvekslingen for Afrika, Asia, Europa og Oseania er ledig fra 1. juli 2020, og lyses ut for en treårs-periode (1.7.2020–30.6.2023). Vervet inngår Norsk Rotary Forums utvekslingskomité, og korrespondenten rapporterer direkte til MDYEO.

Mer opplysninger kan fås ved MDYEO Rolf Thingvold på telefon 915 51 125.

Søknad med en enkel CV bes sendes til Norsk Rotary Forum v/styret, og kan sendes til sekretær Johan Østby på e-post; j-oestby@online.no innen 01. februar 2020.

Korrespondent for Ungdomsutvekslingskomiteen i Norfo
– funksjonsbeskrivelse

Multidistriktet (Norsk Rotary Forum) er et koordinerende organ distriktene, herunder for arbeidet med ungdomsutvekslingen i Rotary i Norge. Ungdomsutvekslingskomiteen ledes av Multi District Youth Exchange Officer (MDYEO), og består ellers av MDYEO’s stab, samt 6 distriktsansvarlige (DYEO).

MDYEO disponerer en stab for praktisk gjennomføring av ulike oppgaver. Stabens medlemmer oppnevnes hver for seg etter utlysing og søknad for 3 år om gangen, inngår i Norfo’s utvekslingskomite, og rapporterer til MDYEO. Det er utarbeidet egne funksjonsbeskrivelser for disse. 

Pr 1. juli 2019 består MDYEO’s stab av: 

• Korrespondent Afrika, Asia, Europa og Oseania
• Korrespondent Nord-, Mellom- og Sør-Amerika
• Short Term koordinator Inbound
• Short Term koordinator Outbound
• Koordinator databasen
• Koordinator innkjøp

Korrespondenten

- har på vegne av de norske distriktene det praktiske ansvaret for all formell kontakt mot utenlandske distrikter og samarbeidsparter i sitt område, samt skal sikre at all utveksling kun skjer med utenlandske distrikter som er godkjent av RI

- skal, dersom spesielle vansker oppstår, straks orientere MDYEO om situasjonen. Etter konsultasjon med DYEO gir korrespondenten råd til MDYEO, som tar endelig avgjørelse 

- skal sikre en tett og god kontakt og konstruktivt samarbeid mellom multidistriktet og det aktuelle distrikt om den videre praktiske prosess

Korrespondenten har blant annet følgende ansvar og hovedoppgaver: 

• Etablere og holde tett kontakt med de 6 Rotary-distriktene v/DYEO-ene mht utvelgelse av utvekslingsland og distrikt

• På vegne av de norske distriktene opprette kontakt med, inngå, følge opp, og evt. anbefale å avvikle) avtaler om utveksling med sertifiserte multidistrikter og distrikter 

• Motta og til rett tid videreformidle dokumentasjon og søknader fra Outbound Students til kontaktene i andre distrikter 

• Motta og videreformidle dokumentasjon og søknader fra Inbound Students og dokumenter tilsendt fra kontaktene i andre distrikt, og sikre at dokumentasjon og søknader er fullstendig og i henhold til RI’s regelverk 

• I samarbeid med MDYEO utarbeide og sende en «Velkommen til Norge»-hilsen til Inbound Students («korrespondentbrevet») 

• Følge opp inngåtte utvekslingsavtaler gjennom utvekslingsåret, herunder å besvare henvendelser og formidle spørsmål 

• I samråd med DYEO forestå saksbehandling over landegrensene ved uforutsette forhold, herunder spørsmål om «Early Return», jfr. pkt. 4.4 i Håndbok for tillitsvalgte. Det forut-settes tett samarbeid mellom MDYEO og det aktuelle distrikt i den enkelte sak.

• Delta på distriktenes «ambassadørkurs», «Informasjonsmøte for utreisende utvekslingsstudenter» og ordinære møter i multidistrikts regi 

• Utføre andre oppgaver som anses naturlig for at ungdomsutvekslingsarbeidet, herunder oppgaver som pålegges av MDYEO, på mest effektiv og hensiktsmessig måte .

I god tid før Inbound Students’ ankomst til Norge skal korrespondenten tilskrive dem med all nødvendig praktisk informasjon om Norge, visumregler, regler for oppholdstillatelse, forsikring, reiser, obligatoriske kurs, obligatoriske og frivillige fellesaktiviteter, samt rettigheter og plikter og annen evt. nødvendig informasjon.

«Rules for RI’s Youth Exchange Program in Multi-District Norway» skal vedlegges informasjonsskrivet. 

Korrespondenten er ansvarlig for å følge opp at «Rules …» signeres av utvekslingsstudenten og dennes foresatte og returneres til korrespondenten før utvekslingsstudenten ankommer Norge. Ved mottak av signert «Rules», skannes dokumentet og legges inn på angjeldende utvekslingsstudent i databasen. Korrespondentene skal sikre god og fortløpende kontakt med samarbeidende multidistrikter og distrikter, og kan delta enten på den årlige EEMA-konferansen eller på Pre Convention forutsatt budsjettdekning i Multidistriktet.

Alt vedrørende reiseopplegg skal avklares med og godkjennes av MDYEO før fly og hotell bestilles og registrering gjennomføres.

Pr 1. juli 2019 ser organisasjonskartet slik ut: 

or Rotary Forum