Korrespondenten’s oppgaver og kvalifikasjoner:

-         har på vegne av MD og de norske distriktene ansvaret for all formell skriftlig kontakt mot utenlandske distriktene og samarbeidsparter i sitt område, samt skal sikre at all utveksling kun skjer med utenlandske distrikter som er godkjent/ sertifisert av RI (Rotary International).

-         skal, dersom spesielle vansker oppstår, straks orientere MDYEO om situasjonen. Etter konsultasjon med DYEO (distriktsansvarlig) gir korrespondenten råd til MDYEO, som sammen med DG (guvervøren) tar endelig avgjørelse.

-         skal sikre en tett og god kontakt og konstruktivt samarbeid mellom multidistriktet og det aktuelle distrikt om den videre praktiske prosess.

-         skriver og snakker godt engelsk, og kan holde presentasjoner ved behov (norsk/ engelsk). Engelsk er språket nesten all kommunikasjon foregår på.

Korrespondenten har blant videre følgende ansvar og hovedoppgaver:

·       Etablere og holde tett kontakt med de 6 norske Rotarydistriktene v/DYEO, og sammen med MDYEO utvelgelse av utvekslingsland og distrikt. Endelig fordeling gjøres i samråd med MDYEO i januar/ februar.

·       På vegne av de norske distriktene opprette kontakt med, inngå, følge opp, og evt. anbefale å avvikle avtaler om utveksling med sertifiserte multidistrikter og distrikter.

·       Motta og til rett tid videreformidle dokumentasjon og søknader fra Outbound Students til kontaktene i andre distrikter.

·    Motta og videreformidle dokumentasjon og søknader fra Inbound Students og dokumenter tilsendt fra kontaktene i andre distrikt, og sikre at dokumentasjon og søknader er fullstendig og i henhold til RI’s regelverk.

·       Utarbeide og sende en «Velkommen til Norge hilsen» til Inbound Students («korrespondentbrevet») med detaljert informasjon om året som kommer.

·       Følge opp inngåtte utvekslingsavtaler gjennom utvekslingsåret, herunder å besvare henvendelser og formidle spørsmål. Her er til tider en nokså omfattende epost korrespondanse.

·       I samråd med DYEO forestå saksbehandling over landegrensene ved uforutsette forhold, herunder spørsmål om «Early Return», jfr. pkt. 4.4 i Håndbok for tillitsvalgte. Det forutsettes tett samarbeid mellom MDYEO og det aktuelle distrikt i den enkelte sak (viser til vår Håndbok).

·       Delta på distriktenes «Ambassadørkurs», «Informasjonsmøte for utreisende utvekslingsstudenter» og ordinære møter i Multidistrikts regi.

·       Utføre andre oppgaver som anses naturlig for at ungdomsutvekslingsarbeidet, herunder oppgaver som pålegges av MDYEO, på mest effektiv og hensiktsmessig måte.

·       Ansvarlig sammen med DYEO at alt rundt søknader er på plass i vår Database.

I god tid før Inbound Students’ ankomst til Norge skal korrespondenten tilskrive dem med all nødvendig praktisk informasjon om Norge, visumregler, regler for oppholdstillatelse, forsikring, reiser, obligatoriske kurs, obligatoriske og frivillige fellesaktiviteter, samt rettigheter og plikter og annen evt. nødvendig informasjon.

«Rules for RI’s Youth Exchange Program in Multi-District Norway» skal vedlegges informasjonsskrivet.

Korrespondenten er ansvarlig for å følge opp at «Rules & Conditions» er signeret av utvekslingsstudenten og dennes foresatte og returneres til korrespondenten før utvekslingsstudenten ankommer Norge. Ved mottak av signert «Rules», skannes dokumentet og legges inn på angjeldende utvekslingsstudent i vår database.

Korrespondentene skal sikre god og fortløpende kontakt med samarbeidende multidistrikter og distrikter, og kan delta enten på den årlige EEMA-konferansen (i Europa) eller på Pre Convention, forutsatt budsjettdekning i Multidistriktet.

Alt vedrørende reiseopplegg skal avklares med og godkjennes av MDYEO før fly og hotell bestilles og registrering til konferansen gjennomføres.

 Pr 1. juli 2022 ser organisasjonskartet slik ut:teenLede utv(

MDYEO)(MDYEO)(MDYE(MDYEO)((MDYEO)(MDYEO)

Norsk Rotary Forum

(styret som består av 6 guvernører)

Publisert av Åse Kongsvold 13. oktober 2022